FI-Datenarchivierung in SAP

by Finploris
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Mein heutiger Artikel wird etwas technischer. Denn aus Prozesssicht nimmt das Thema Datenarchivierung keine zwingend originäre Aufgabe ein. Aber aus systemtechnischer Sicht kann ein großes Datenvolumen zu Leistungsreduktionen führen, indem die Systemperformance sinkt und der Administrationsaufwand steigt. Zugleich können zahlreiche Datensätze auch nicht einfach gelöscht werden, da ein Lesezugriff über den Aufbewahrungszeitraum sichergestellt werden muss. Wie aber lässt sich nun der Spagat zwischen den Vorschriften zur Belegaufbewahrung und den technischen Restriktionen auflösen?

Ziele der Datenarchivierung

Die Aufbewahrung von Belegen und Stammdaten ist individuell im SAP Customizing der FI-Archivierung einstellbar. Die Einstelllungen richten sich nach dem Datenzugriff für Wirtschaftsprüfer, den länderspezifischen Aufbewahrungspflichten und der möglichen Wiederverwendung von Daten. Grundlegende Ziele der Datenarchivierung sind die Sicherstellung schneller Antwortzeiten für Anwender und die leistungsfähige Datenbankadministration durch kurze Ausfallzeiten des Systems in Folge von Wiederherstellungen, Datensicherungen und Upgrades.

Steigt nämlich die Datenbankgröße, so nimmt der Aufwand der Datenbankadministration zu. Der Speicherbedarf für Sicherungen und Wiederherstellungen steigt und die Komplexität für Upgrades nimmt zu. Auch Anwender spüren durch längere Systemantwortzeiten die Größe der Datenbank beim Aufruf von Reports und die steigende Systemauslastung. Der Zugriff auf archivierte Belege, Verkehrszahlen und Stammdaten ist aus rechtlichen Gründen von großer Bedeutung, da Behörden Daten innerhalb der Datenaufbewahrungspflicht anfragen können. Erfahrungsgemäß ist die Entwicklung eines Archivierungskonzepts bereits während der Einführung eines SAP-Projektes sinnvoll. So kann vorausschauend der Datenbestand rechtzeitig und regelmäßig archiviert und das Datenvolumen konstant gehalten werden.

Der Archivierungsprozess

Die Datenarchivierung unterteilt sich in folgende Prozessschritte:

  1. Anlegen der Archivdateien und übertragen der archivierenden Daten in die erzeugten Archivdateien.
  2. Ablegen der Archivdateien in einem externen Dokumentenablagesystem.
  3. Auslesen der Archivdateien und Löschen der korrespondierenden Datenbanksätze.

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