Der Self-Service Prozess

by Finploris
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In meinen bisherigen Artikeln bin ich auf die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen für den originären Geschäftsbetrieb in SAP eingegangen. Für den Employee Self-Service bietet S/4HANA ebenfalls elegante Methoden, Mitarbeitern die Bestellung von Material- und Dienstleistungen zu ermöglichen. Die dazu notwendigen Schritte und Voraussetzungen stelle ich in diesem Artikel vor.

Prozessschritte Self-Service

  1. Der Mitarbeiter erstellt eine Bestellanforderung für Waren oder Dienstleistungen aus einem Online-Katalog.
  2. Je nach Systemeinstellung kann eine Genehmigung der Bestellanforderung notwendig sein. Der Freigabeverantwortliche wird in diesem Fall über einen Workflow benachrichtigt.
  3.  Der Bestellanforderungsposition wird eine Bezugsquelle zugeordnet. Anschließend legt der Einkauf die entsprechende Bestellung an.
  4. Der Mitarbeiter bestätigt die Erbringung der Dienstleistung bzw. den Erhalt der Ware.
  5. Abschließend wird hierzu eine Lieferantenrechnung angelegt.

Benutzereinstellungen

Den Mitarbeitern kann die Erfassung von Bestellanforderungen erleichtert werden, indem benutzerspezifische Standardeinstellungen vorab festgelegt werden. Dazu gehören:

  • die Währung
  • der Kontierungstyp und die Kostenstelle
  • die Organisationsdaten wie Einkaufsorganisation, Buchungskreis, Werk und Lagerort

Steuerung des Self-Service

Mitarbeiter können im SAP Fiori Launchpad über die Apps Bestellanforderung anlegen und Meine Bestellanforderungen die Beschaffung per Self-Service verwenden.

Die App Bestellanforderung anlegen dient dabei der Erstellung von Bestellanforderungen. Aus dem Online-Katalog können verfügbare Waren und Dienstleistungen von Mitarbeitern ausgewählt und über Materialstammnummern bzw. Beschreibungen bestellt werden. In Abhängigkeit der Systemeinstellungen kann die Suche katalogübergreifend erfolgen, um Materialstammsätze und Katalogprodukte in die Suchergebnisse einzubeziehen. Darüber hinaus können die Voreinstellungen für Benutzer über Personalisieren -> Standardeinstellungen für Benutzer festgelegt werden.

Status und weiterführende Informationen zur Bestellanforderung sind über die App Meine Bestellanforderungen aufrufbar. Hierüber kann der Genehmigungsstatus der Bestellanforderungen sowie der Status und die Folgebelege einzelner Bestellanforderungspositionen eingesehen werden. Abhängig vom Status lässt sich eine Bestellanforderung auch löschen.

Die Standardeinstellungen lassen sich nicht nur für einzelne Benutzer getrennt, sondern auch für mehrere Benutzer gleichzeitig voreinstellen. Dies kann über die App Standardeinstellungen für Benutzer oder über die Zuordnung der Vorschlagswerte zu Organisationsstrukturen realisiert werden.

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