Customizing für die Rechnungsprüfung

by Finploris
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Im SAP Standardsystem werden zur Rechnungsprüfung bereits zahlreiche Einstellungen mitgegeben. Um ein gutes Verständnis für die Einstellungen der Rechnungsprüfung zu bekommen, stelle ich einige Customizing-Möglichkeiten vor, mit denen das System nach eigenen Wünschen angepasst werden kann.

  • Automatische Buchungen
  • Systemnachrichten
  • Nummernvergabe (Rechnungsbeleg/Buchhaltungsbeleg)
  • Nummernvergabe (Kontenpflege)
  • Einstellungen für die Barcodeerfassung
  • Bestelltexte in der Rechnungsprüfung
  • Doppelte Rechnungsprüfung
  • Berechtigungen

Automatische Buchungen
Das SAP-System bestimmt automatisch, welche Vorgänge zu buchen sind. Einem Buchungskreis ist ein Kontenplan zugeordnet. Dem Kontenplan sind wiederum Konten für die entsprechenden Vorgänge zugeordnet. Darüber hinaus können spezifische Vorgänge vom Bewertungskreis und/oder vom Soll/Haben-Kennzeichen festgelegt werden.

Die automatischen Buchungen können im Customizing unter folgenden Pfaden eingestellt werden: IMG→ Materialwirtschaft → Logistik Rechnungsprüfung→ Automatische Buchungen einstellen

IMG→ Materialwirtschaft→ Bewertung und Kontierung→ Kontenfindung

Systemnachrichten
Für ausgewählte Systemmeldungen innerhalb der Rechnungsprüfung können zulässige Meldungstypen und/oder zulässige  Meldungen angepasst werden. Die Meldungen lassen sich weiterhin für alle Mitarbeiter oder für bestimmte Mitarbeiter differenzieren. Zu unterscheiden sind die Meldungen nach: keine Meldung, Informations-, Warn- oder Fehlermeldung.

Das Customizing erfolgt unter: IMGMaterialwirtschaft→ Logistik-
Rechnungsprüfung→ Eigenschaften der Systemmeldungen festlegen (OMRM)

Nummernvergabe (Rechnungsbeleg/Buchhaltungsbeleg)
Die Nummernvergabe unterscheidet sich nach Rechnungsbelegen in der Materialwirtschaft und nach Buchhaltungsbelegen.

Der Nummernkreis für Rechnungsbelege in der Materialwirtschaft wird wiederum nach zwei Vorgängen festgelegt:

RD: manuelle Rechnungserfassung
RS: automatische Rechnungserfassung (RE per EDI, Rechnungsplanabrechnung, Neubewertung, autom. WE-Abrechnung, Rechnungsstorno)

Das Customizing der Nummernintervalle in Abhängigkeit vom Jahr und je Nummernkreis befindet sich unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Nummernvergabe→ Nummernvergabe für Logistikbelege pflegen → Vorgang Nummernkreis zuordnen

IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Nummernvergabe→ Nummernvergabe für Logistikbelege pflegen → Nummerkreisintervall für Rechnungsbelege pflegen (OMRJ )

Die Nummernvergabe für Buchhaltungsbelege wird über die Belegart des Buchhaltungsbelegs bestimmt. Die Belegart wird wiederum getrennt nach Transaktionen gesteuert. Neben dem Nummernkreis und den entsprechenden Intervallen legt die Belegart auch die Kontoarten fest und gibt vor, ob Belege brutto (RE) oder netto (RN) gebucht und die Rechnungserfassung mit oder ohne Referenz erfolgt.

Das Customizing erfolgt buchungskreis- und jahresabhängig unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Nummernvergabe→ Nummernvergabe pflegen für Buchhaltungsbelege (OMR4 )

Nummernvergabe (Kontenpflege)
Analog der Nummernvergabe für Rechnungsbelege wird die Nummernvergabe in Abhängigkeit von Vorgängen realisiert. Dazu gehören die Kontenpflege (KP) und der Storno Kontenpflegebeleg (KS). Die Festlegungen im Customizing sind zu finden unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Verrechnungskontenpflege → Nummernvergabe für Kontokorrentbeleg pflegen → Nummernkreis für Kontenpflegebeleg pflegen

IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Verrechnungskontenpflege → Nummernvergabe für Kontokorrentbeleg pflegen → Nummernkreisintervall für Kontenpflegebeleg

IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Verrechnungskontenpflege → Nummernvergabe für Buchhaltungsbelege pflegen (OMR4 )

Einstellungen für die Barcodeerfassung
Die Barcodeerfassung dient der Zuordnung von Papierrechnungen zum Rechnungsbeleg. Die buchungskreisabhängige Einstellung verknüpft Belegarten (Buchhaltungsbelege) mit Dokumentarten. Über die Dokumentart und den Benutzer erfolgt die Aktivierung der Barcode-Erfassung und der Einstellung, ob der eingegebene Barcode zu prüfen ist: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Barcodeerfassung pflegen

Finanzwesen→ Grundeinstellungen → Finanzwesen→ Steuerungsparameter für Barcodeerfassung festlegen ( OAC5)

Bestelltexte in der Rechnungsprüfung
Über die Einstellung kann gepflegt werden, ob der Rechnungsprüfer eine Meldung erhält, wenn eine Bestellung für ihn relevante Kopftexte enthält. 

Das Customizing kann gepflegt werden unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik-Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Bestelltexte bei Rechnungsprüfung bearbeiten (OMR8)

Doppelte Rechnungsprüfung
Im System lässt sich die doppelte Rechnungsprüfung gegen im System vorhandene Rechnungen aktivieren, wenn im Lieferantenstammsatz diese Funktion eingestellt und gleichzeitig das Feld Referenz gefüllt ist. Die Prüfkriterien setzen sich zusammen aus:

Buchungskreis (aktivierbar)
Kreditor
Referenz (aktivierbar)
Rechnungsdatum (aktivierbar)
Betrag
Währung/Kurs

Das Customizing befindet sich unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik-Rechnungsprüfung→ Eingangsrechnung→ Prüfung auf doppelte Rechnungen einstellen (OMRDC)

Abhängig von der Systemeinstellung wird eine Informations- oder Fehlermeldung mittels der Konditionstechnik ausgegeben. Neben bisherigen Ausgaben wie FI Correspondence, FI-CA Print Workbench, CRM Post-Processing und SD Output Control werden moderne Ausgabelösungen wie E-Mail -Konfiguration und -Vorlage, SAP-Cloud-Platform-Formulare (Adobe) und SAP Fiori Apps unterstützt.

Die Belegarten ERS(EDI)/ Rechnungsplan(INS)/ Reklamation(REKL) fungieren als Nachweise für erstellte Rechnungen/ fällige Zahlungen/ Rechnungskürzungen.

Berechtigungen
Benutzerspezifische Berechtigungen definieren sich einerseits aus Berechtigungen und Profilen und andererseits aus Toleranzgruppen. Je Benutzer lassen sich unter Berechtigungen und Profile folgende Einstellungen definieren:

  • für welche Buchungskreise darf eine Rechnungsbuchung erfolgen
  • für welche Werke darf eine Rechnungsbuchung erfolgen
  • welche Sperrgründe dürfen gelöscht werden
  • dürfen Abweichungen ohne Positionsbezug manuell akzeptiert werden

Die Toleranzgruppe wird einem Benutzer zugeordnet und legt fest, bis zu welchem Betrag und mit welchen Skonto maximal gebucht werden darf.

Customizing erfolgt unter: IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Berechtigungsverwaltung → Toleranzgruppen (OMRB)

IMG→ Materialwirtschaft→ Logistik Rechnungsprüfung→ Berechtigungsverwaltung → Benutzer Toleranzgruppe zuordnen (OMRC)

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